Biuletyn Informacji Publicznej
Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Luboniu

SYGNALISTA

Zgłoszenia zewnętrzne

Informujemy, że Zarząd Powiatu w Poznaniu podjął uchwałę Nr 605/2024 w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Procedura wraz ze ścieżką dostępu do elektronicznego formularza do dokonywania zgłoszeń naruszeń dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Powiatu Poznańskiego: https://www.bip.powiat.poznan.pl/5798,sygnalista 

Zgłoszenia wewnetrzne

Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązująca w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Luboniu.

1.     Zasady ogólne

1. Niniejsza „Procedura ochrony Sygnalistów” (dalej jako: Procedura) obowiązująca w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Luboniu z siedzibą – ul. Wschodnia 26 B, 62-030 Luboń (dalej jako: Podmiot prawny lub zakład pracy) określa zasady i sposób zapewnienia zakazu działań odwetowych wobec osoby, która uzyskała Status Sygnalisty lub dokonała Ujawnienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy (dalej również jako: Sygnaliści lub Zgłaszający), a także ochrony ich tożsamości.
2. Celem Procedury jest:

1) stworzenie kompleksowej regulacji zapewniającej bezpieczeństwo w Zakładzie Pracy osobom, które uzyskały Status Sygnalisty lub dokonały Ujawnienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy;

2) poprawa społecznego postrzegania działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie;

3) zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania Podmiotu prawnego;

4) ochrona tożsamości Sygnalisty oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą. 

3. Sygnalista powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą w celu posiadania wiedzy na temat przysługującej mu ochrony.
4. Fakt dokonywania zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, w szczególności zwolnieniem z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej, bądź wywieraniem wpływu na osoby, z którymi Zgłaszający lub osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia są związane w jakikolwiek sposób, w szczególności na współpracowników lub krewnych, mogącymi pogorszyć warunki pracy Zgłaszającego lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
5. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze.
6. Takiej ochronie nie podlegają również Sygnaliści, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.
7. Za zapewnienie wdrożenia Procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej Procedury odpowiada kierownictwo Podmiotu prawnego.
8. Tekst Procedury udostępniony jest na tablicy ogłoszeń oraz w sekretariacie.
9. Pracownicy Podmiotu prawnego zobowiązani są do zapoznania się z Procedurą i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej postanowieniami. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.

 

  Definicje

1. Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
2. Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
3. Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. 
4. Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, które ustanowiły procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
5. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
6. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona. 
7. Osobie powiązana z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17).
8. Organ publiczny – organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
9. Postępowanie prawne – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
10. Procedura - niniejsza „Procedura ochrony Sygnalistów” obowiązująca w Podmiocie prawnym.
11. Status Sygnalisty, Zaświadczenie- zaświadczenie, o którym mowa w art. 38 ustawy wydane przez organ publiczny na podstawie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie.
12. Ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
13. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928).
14. Zgłoszenie – zgłoszone wewnętrznie, zewnętrznie lub ujawnione publicznie uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub może dojść, w której osoba dokonująca zgłoszenia pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
15. Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
16. Naruszenie prawa -  działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
17. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa w przypadku, gdy wyznaczył on wewnętrzny kanał przyjmowania takich zgłoszeń.

                                                                          2. Zakres podmiotowy

Niniejsza Procedura jest stosowana do następujących Sygnalistów:

1)      pracownik;

2)      pracownik tymczasowy;

3)      osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4)      przedsiębiorca;

5)      prokurent;

6)      akcjonariusz lub wspólnik;

7)      członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8)      osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9)      stażysta;

10)   wolontariusz;

11)   praktykant;

12)   funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

13)   żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

                                                                           3. Zakres przedmiotowy

Przedmiot ochrony obejmuje Sygnalistę zgłaszającego naruszenia prawa dotyczącego:

1)      korupcji;

2)      zamówień publicznych;

3)      usług, produktów i rynków finansowych;

4)      przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)      bezpieczeństwa transportu;

7)      ochrony środowiska;

8)      ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)      bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)  zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)  zdrowia publicznego;

12)  ochrony konsumentów;

13)  ochrony prywatności i danych osobowych;

14)  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)  konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

 

                                                                             4. Zakaz działań odwetowych

1.        Ochronie przed działaniami odwetowymi oraz próbami lub groźbami zastosowania takich działań podlega osoba, która uzyskała Zaświadczenie lub dokonała Ujawnienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy.

2.        Podmiot prawny zapewnia również ochronę przez Działaniami odwetowymi osobom pomagającym w zgłoszeniu, osobom oraz podmiotom powiązanym z Sygnalistą.

3.        Osoby, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego rozdziału podlegają ochronie wyłącznie
w zakresie dokonanego Zgłoszenia od chwili dokonania tego Zgłoszenia.

4.        Przykładowa lista Działań odwetowych została wskazana w Załączniku nr 6 do Procedury.

5.        Skuteczna ochrona Sygnalisty zapewniona jest w sytuacji, gdy Podmiot prawny posiada informację na temat dokonanego Zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

6.        Podmiot prawny podejmuje wszelkie niezbędne środki, aby podejmowane w jego Zakładzie Pracy działania nie nosiły znamion działań odwetowych wobec żadnego pracownika lub innej osoby objętej podmiotowo niniejszą Procedurą.

7.        Pracownicy podejmujący działania kadrowe, kierownicy każdego szczebla oraz każda inna osoba świadcząca pracę lub realizująca zadania na podstawie innych umów zobowiązana jest przy podejmowaniu decyzji kierować się obiektywnymi przesłankami w sposób profesjonalny z poszanowaniem godności innych osób.

                                                                                5. Przepisy karne

1.      Uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

2.      Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 niniejszego rozdziału stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

3.      Podejmowanie działań odwetowych wobec Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

4.      Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 3 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

5.      Kto wbrew przepisom Ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. 

6.      Kto dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do
lat 2.

                                                                           6. Ochrona danych osobowych

1.     Podmiot prawny w ramach realizacji zadań określonych w Procedurze występuje w roli administratora danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urząd. Unii Europ. z dnia 04.05.2016 r. L 119/1) (dalej jako: RODO).

2.  Podmiot prawny uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz Osoby trzeciej wskazanej
w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

3.    Do uzyskania informacji o Statusie Sygnalisty, dokonanym Ujawnieniu publicznym lub informacji dotyczących Zgłoszenia, a także do przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 2, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Podmiotu prawnego.. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, Sygnalisty, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

4.      Przy przetwarzaniu danych osobowych przez Podmiot prawny w toku Procedury przestrzega się właściwych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym informuje się osoby, których dane zostały pozyskane o przetwarzaniu ich danych osobowych (np. w formie odpowiednich treści obowiązków informacyjnych pod oświadczeniami, korespondencji itp.).

5.      Pracownicy/Współpracownicy Podmiotu prawnego w zakresie przechowywania dokumentów i informacji zebranych w toku realizacji Procedury stosują się do wskazanych niżej zasad:

1)   preferuje się przechowywanie dokumentacji w systemie elektronicznym;

2) przechowuje się dokumenty papierowe w segregatorach ponumerowanych i opisanych, w zamkniętych szafach, z ograniczonym dostępem dla osób upoważnionych;

3) ogranicza się przechowywanie dokumentów w wersjach papierowych, bazując na wersjach elektronicznych, które w ramach ciągłości działania podlegają procedurze tworzenia kopii zapasowych;

4) dba się o to, aby tworzone i pozyskiwane dokumenty posiadały znacznik czasu wskazujący na datę powstania oraz podpis osoby wystawiającej, sporządzającej lub podpisującej (np. Sygnalista, Osoba upoważniona, Kierownictwo), w tym dopuszcza się oznaczenia w formie logów systemowych i podpisy elektroniczne;

5)   jeżeli w przetwarzaniu danych osobowych i dostępie do dokumentów w rzeczowym zakresie bierze udział podmiot trzeci (np. kontrahent współpracujący), w umowie z nim ustala się zasady dostępu i pracy z dokumentami.

6.    Jeżeli w związku ze Zgłoszeniem zewnętrznym lub Publicznym ujawnieniem Podmiot Prawny uzyska informacje na temat tożsamości sygnalisty gwarantuje on poufność jego danych osobowych i zapewnia, aby żadne osoby niezwiązane z postępowaniem prowadzonym przez Organy Nadzorcze nie posiadały dostępu do informacji na temat jego tożsamości.

7.   Podmiot prawny informuje Sygnalistę (jeżeli zna jego dane) na temat osób, które chce upoważnić do dostępu do danych osobowych Sygnalisty, w związku z prowadzonym postępowaniem, przed udostępnieniem tych danych dając tym samy możliwość wniesienia sprzeciwu wobec takiego upoważnienia.

8.     Sprzeciw Sygnalisty jest bezwzględnie honorowany bez konieczności uzasadniania swojej decyzji przez Sygnalistę.

9.     Upoważnienie do przetwarzania danych sygnalisty wydawane jest osobą biorącym udział w prowadzonym postępowaniu w celu ochrony tożsamości i przeciwdziałaniu działaniom odwetowym wobec sygnalistów na czas trwania tego postępowania  tylko osobą, których udział jest niezbędny.

                                                                                       7. Postanowienia końcowe

1. Kierownictwo Podmiotu prawnego aktywnie wspiera zgłaszanie wszelkich naruszeń prawa.
2. Za adekwatność, skuteczność i aktualność Procedury odpowiedzialna jest Osoba upoważniona.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem jej ogłoszenia.
4. Wszelkie zmiany Procedury wymagają formy pisemnej.
5. Aktualizacja procedury podlega akceptacji przez kierownictwo Podmiotu prawnego.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym w szczególności przepisy Ustawy.

                                                                                    8. Wykaz załączników

1. Załącznik nr 1            Oświadczenie pracownika
2. Załącznik nr 2            Lista działań odwetowych
3. Załącznik nr 3            Upoważnienie do przetwarzania danych